Automatisch en transparant beoordeling van externe e-mailberichten

De gebruiker maakt op zijn werkplek gebruikt van een mailprogramma en verstuurt een bericht. Het e-MAS vangt dit bericht op en beoordeelt of het intern of extern. Is het een intern bericht, dan wordt het doorgelaten en direct bezorgd. Is het een extern bericht, dan wordt het door het e-MAS omgeleid naar een specifieke map.

De gebruiker ontvangt een bevestiging dat zijn of haar bericht is omgeleid ter beoordeling. De aangewezen 1e controleur in het e-MAS wordt direct gewaarschuwd. Hij of zij kan het bericht bekijken en aangeven of het akkoord is of geweigerd moet worden.

Wordt binnen een ingestelde tijd niet gereageerd door de 1e controleur, dan wordt automatisch de 2e controleur gewaarschuwd.

Wordt een bericht afgekeurd, dan kan de controleur de reden van weigering aangegeven en wordt het bericht teruggestuurd naar de gebruiker. Wordt het bericht akkoord bevonden, dan ontvangt de gebruiker een bevestiging. Het bericht wordt vervolgens transparant namens de oorspronkelijke verzender verstuurd, zodat de externe partij geen weet heeft van de afhandeling via het e-MAS. En een eventueel antwoord op email komt direct weer bij de oorspronkelijke afzender terecht.

Automatische archivering

Door het e-MAS kan eveneens automatisch en transparant alle ontvangen en verstuurde emailberichten worden gearchiveerd in een centrale map.

Hierdoor is snel inzicht te krijgen in alle externe communicatie, zowel verstuurd als ontvangen. Tevens kan zo centraal alle emailberichten worden uitgesorteerd en opgenomen in specifieke (elektronische) dossiers.

Centrale afwezigheidassistent

Via het e-MAS kan, wanneer automatische archivering is ingeschakeld, centraal een zogenaamde afwezigheidassistent worden ingesteld. Is een medewerker ziek of plotseling voor een periode afwezig, dan kan centraal (het secretariaat bijvoorbeeld) een antwoordbericht worden neergezet en kan worden aangegeven dat alle ontvangen email moet worden doorgestuurd naar een waarnemer.