Het e-MAS…
- zorgt voor het kunnen beoordelen van alle uitgaande email
- functioneert als kwaliteitsbewaking systeem
- heeft al meermalen voorkomen dat onjuiste, onvolledige en/of gevoelige informatie voortijdig het bedrijf verliet
Zakelijke email
Voor meer en meer organisaties wordt het belangrijk dat niet alleen brieven, maar ook de zakelijke e-mailberichten worden geautoriseerd voordat ze verstuurd worden.
Bijvoorbeeld een relatiebeheerder wil voortdurend op de hoogte zijn wat de afspraken zijn met de relatie en hoe deze door eigen medewerkers worden afgehandeld. De medewerkers kunnen echter de berichten via e-mail rechtstreeks naar de relatie sturen waardoor de relatiebeheerder de controle verliest.
Ook zijn er gediplomeerde personen zoals notarissen en accountancy die taken delegeren aan medewerkers. Het is geen probleem dat deze medewerkers direct communiceren uit naam van de organisatie, maar het is wel gewenst dat deze communicatie wordt gecontroleerd door de gediplomeerden (gecertificeerden).
Document workflow
Om de bericht uitwisseling te controleren zijn er vele zogenaamde Document Workflow pakketten op de markt. Deze pakketten zijn meestal omvangrijk en ze bevatten veel meer functionaliteit en faciliteiten dan in het geval van e-mailautorisatie nodig is. De prijzen van deze pakketten zijn navenant hoog, waardoor veel organisaties terugdeinzen voor het implementeren.
Het e-MAS van Brug-IT is speciaal gemaakt voor e-mail autorisatie. Het is eenvoudig van opzet, waardoor de implementatie te overzien is en het gebruik overzichtelijk. En doordat het systeem zich specifiek richt op de email autorisatie problematiek is de prijs laag.
Dé oplossing
Het e-MAS controleert elk uitgaand bericht en analyseert of deze beoordeeld moet worden. Zo ja, dan wordt het bericht opgevangen en in een centrale berichtenmap geplaatst. Vervolgens wordt de (eerste) eindverantwoordelijke gewaarschuwd.
Deze beoordeelt of het bericht doorgestuurd kan worden. Wordt het bericht goedgekeurd dan wordt het bericht verstuurd naar de geadresseerde. Wordt het afgekeurd, dan wordt het bericht teruggestuurd naar de afzender, eventueel vergezeld van een aantekening.
Reageert de eerste controleur niet binnen een bepaald tijdsbestek, dan wordt automatisch de tweede controleur gewaarschuwd. Deze kan het bericht eveneens goed- of afkeuren waardoor er geen opstopping in het e-mail verkeer ontstaat.
Op de webpagina werking vindt u een nadere uitleg, inclusief een beschrijving van aanvullende functies.